Abrechnung von WIR-Lots*innen-Projekten

Mit Bewilligung einer Maßnahme im Rahmen des Landesprogramms WIR, hier im Speziellen zum WIR-Lots*innen-Projekt, erhalten Sie als Projektträger*in vom Regierungspräsidium Darmstadt (RP) einen Zuwendungsbescheid. Dieser basiert auf dem mit dem Antrag vorgelegten Kosten- und Finanzierungsplan.

Bei Bedarf unterstützen Ausfüllhilfen bei den Formularen zur Abrechnung von WIR Lots*innen-Qualifizierung und WIR Lots*innen-Einsatz.

Zur Abrechnung beachten Sie bitte nachfolgendes:

• Die Abrechnung der Zuwendung - für eine Basisqualifizierung, ein Vertiefungsseminar, entlastende (Reflexions-)Gespräch oder den Einsatz der Lots*innen - erfolgt über den „Einfachen Verwendungsnachweis“.
• Dieser muss bis spätestens drei Monate nach Beendigung der jeweiligen Maßnahme an das Regierungspräsidium Darmstadt (RP) per Post geschickt werden, es sei denn, im Zuwendungsbescheid ist das anderes geregelt. Das heißt, dass die Abrechnung für den Einsatz von WIR Lots*innen bis Ende März zu erfolgen hat, für die Qualifizierungsmaßnahmen spätestens drei Monate nach deren Abschluss.
• Für die Abrechnung benötigen Sie neben dem Einfachen Verwendungsnachweis die "Teilnehmendenliste WIR-Lotsen Quali", die Sie während der Basisqualifizierung führen sollten. Dazu ist ein formloser Sachbericht erforderlich. Auszahlungsbelege, Kontoauszüge, Quittungen, Buchungsbelege und andere Zahlungsnachweise sind aufzubewahren.
• Der Einsatz von qualifizierten ehrenamtlichen WIR Lots*innen wird mit einer Aufwandspauschale honoriert. Diese beträgt 5 € für bis zu sechs Stunden pro Woche (maximal insgesamt 276 h pro Jahr) und für koordinierende Lots*innen bis zu neun Stunden pro Woche (maximal 414 h pro Jahr). Es ist möglich, den Stundeneinsatz flexibel zu handhaben, d.h. mal in einer Woche mehr Stunden, in einer anderen dann weniger Stunden aktiv zu sein. Jedoch darf die maximale Stundenanzahl pro Jahr nicht überschritten werden.
• Die Verwendung der Koordinierungspauschale in Höhe von 2.000 € pro Jahr für freie Träger und Kommunen unter 50.000 Einwohner*innen muss nicht belegt oder nachgewiesen werden. Diese Pauschale steht dem Projekt zur freien Verfügung (z.B. für Materialien, Lots*innen-Handy, weiteren Sach- oder Honorarkosten im Zuge des Projekts).
• Die beantragten Mittel für Qualifizierungen (Basisqualifizierung oder Vertiefungsseminar) werden in der Regel vom RP auf einmal ausgezahlt. Die Mittel für den Einsatz der WIR Lots*innen (Aufwandsentschädigungen) können in mehreren Raten ausgezahlt werden.
• Wichtig: Zu viel beantragte bzw. erhaltene Fördermittel müssen spätestens im Verwendungsnachweis angegeben und so schnell wie möglich an das RP zurückgezahlt werden. Dies verhindert die Berechnung von Zinsen und dadurch höhere Rückzahlungen. Nach deren Prüfung des Verwendungsnachweises erhalten Sie einen entsprechenden schriftlichen Hinweis vom PR.
• Achtung: Daher gilt, besonders bei den Aufwandsentschädigungen, die benötigten Mittel im Auge zu behalten. Hilfreich dafür kann eine Übersicht wie in der hinterlegten Excel-Tabelle sein (Rückfragen dazu gerne an das Kompetenzzentrum Vielfalt - WIR Lotsen). Setzen Sie sich rechtzeitig, z.B. vor der letzten Ratenzahlung, mit dem RP in Verbindung, um das weitere Vorgehen abzustimmen. So könnte es z. B. sinnvoll sein, auf die letzte Ratenzahlung zu verzichten, wenn die beantragten Mittel nicht benötigt werden.